Sản phẩm
Vận hành không kết thúc ở booking.
Sau booking là dịch vụ phải xếp, chuyến phải giao cho ai đó chạy, nhà cung cấp phải đặt, tiền phải thu và phải trả. Opsby giữ những phần đó cùng một chỗ với đơn.
Cái gì đi vào Opsby
Đơn đi vào có người mua, có ngày sử dụng, có nội dung đã hứa với khách. Người trực nhập thẳng, hoặc đơn nằm ở hộp tin — yêu cầu chưa đủ thông tin nằm lại đó, không lẫn vào đơn thật.
- Khách lẻ hay khách đại lý đều là đơn — khác ở ai trả tiền và trả giá nào.
- Mỗi đơn mang một mã, theo nó tới tận lúc đối soát.
- Đơn ghi lại nguồn khách, để cuối tháng tra được khách đến từ đâu.
Một booking vỡ ra thành các dịch vụ
Một đơn gồm nhiều dịch vụ khác loại: một chỗ trên chuyến chạy sáng mai, một đêm phòng, một suất tour.
- Mỗi dịch vụ mang mã chuyến hoặc mã đợt riêng, nên từ chuyến tra thẳng ra khách trên chuyến đó.
- Nhà cung cấp gắn vào từng dịch vụ, không gắn vào cả đơn — một đơn mua của ba nơi là bình thường.
- Trạng thái nằm ở mức dịch vụ: một dịch vụ đã xong không làm cả đơn thành xong.
- Giá bán tính theo từng dịch vụ; giá vốn, lãi và tỷ suất cũng vậy, nhưng chỉ hiện với người có quyền xem giá vốn.
Kéo ngang để xem hết ảnh →
Dịch vụ thành việc phải chạy trong ngày
Màn Điều hành xếp theo giờ chạy, không theo thứ tự đơn về: chuyến nào giờ nào, ai chạy, đón ai ở đâu.
- Mỗi chuyến là một thẻ: giờ chạy, tuyến, mã chuyến, xe và người phụ trách.
- Khách trên chuyến gom theo điểm đón, xếp theo thứ tự giờ đã ghi.
- Số khách vượt số chỗ thì thẻ chuyến hiện cảnh báo ngay trên mặt thẻ: 10 khách trên chuyến 9 chỗ.
- Đổi xe hay đổi người phụ trách là sửa tại chỗ trên thẻ — vẫn là chuyến cũ.
Kéo ngang để xem hết ảnh →
Ai làm, và mình mua của ai
Dịch vụ bạn bán phần lớn do người khác thực hiện — nhà xe, tàu, khách sạn — còn tài xế, hướng dẫn, điều hành tại bến là người trong đội. Opsby ghi cả hai cùng chỗ với dịch vụ: chuyến ai chạy, mua của bên nào, còn phải trả bên đó bao nhiêu.
- Danh sách nhà cung cấp do doanh nghiệp tự khai, kèm điều khoản thanh toán của từng bên.
- Mua của ai thì khoản phải trả đứng tên bên đó, cộng dồn theo từng dịch vụ.
- Nhìn thẻ chuyến là biết ai đang cầm khách — với những chuyến đã được phân người.
Kéo ngang để xem hết ảnh →
Tiền bám vào đơn và vào từng dịch vụ trong đơn
Tiền đi cùng dịch vụ từ lúc đơn thành hình: thẻ chiết tính của một booking trả lời cả hai phía, khách còn phải trả mình bao nhiêu và mình còn phải trả ai.
- Đã thực thu và còn phải thu là hai số khác nhau, đứng cạnh nhau trên cùng một thẻ.
- Tổng giá vốn, lãi gộp và tỷ suất của đơn chỉ hiện với người có quyền xem giá vốn.
- Tiền mặt thu ngoài hiện trường ghi là đang có người giữ, chưa phải tiền đã về quỹ công ty.
Cuối ngày, các số phải khớp về một chỗ
Ngày làm việc kết thúc bằng đối soát: tiền ai đang giữ, ai tạm ứng chưa hoàn, đơn nào còn treo.
- Bàn giao tiền ghi theo từng người, đối chiếu với số họ đang giữ.
- Tạm ứng chưa hoàn nằm cùng khối với thu hộ — cùng là tiền công ty đang nằm ngoài quỹ.
- Vai điều hành làm việc trên chuyến và khách; giá vốn, lãi gộp và các màn tài chính chỉ mở cho vai có quyền.
Kéo ngang để xem hết ảnh →
Câu hỏi thường gặp
Khác gì một file Excel hay Google Sheets làm kỹ?
Excel tính và trình bày rất tốt, nhiều văn phòng chạy bằng nó suốt nhiều năm. Chỗ nó khó là giữ liên hệ giữa một booking, chuyến chạy, nhà cung cấp đã đặt và khoản còn phải thu — chúng thường nằm ở các sheet khác nhau, do những người khác nhau cập nhật. Opsby giữ chúng ở cùng một chỗ.
Đội tôi vẫn trao đổi công việc qua Zalo, dùng Opsby có ngược nhau không?
Không. Zalo là chỗ nói chuyện và nó làm việc đó tốt; Opsby là chỗ ghi lại thứ đã chốt. Chuyến ai chạy, khách nào đã thu tiền thì có một chỗ để tra.
Công ty tôi đã có phần mềm nhận booking rồi thì sao?
Phần mềm bán và nhận đặt chỗ thường dừng ở lúc có đơn. Opsby nhận đoạn sau đó: dịch vụ trong đơn thành chuyến ai chạy, đặt của nhà cung cấp nào, thu về bao nhiêu, còn phải trả ai. Đã có công cụ lo tốt đoạn đó thì không cần thay.
Opsby hợp với công ty tour hay với nhà xe hơn?
Cả hai, vì bộ đầu việc giống nhau: bán, giao cho ai đó thực hiện, mua lại của nhà cung cấp, rồi thu và trả. Nhà xe nghĩ theo chuyến và tuyến, công ty tour nghĩ theo đợt khởi hành và dịch vụ ghép — cùng một mô hình dịch vụ, khai theo cách công ty bạn vẫn gọi tên.
Bắt đầu có phải đổi quy trình nhiều không?
Việc bạn đang làm không đổi — vẫn nhận đơn, vẫn xếp chuyến, vẫn đối soát; đổi là chỗ ghi lại. Phần khai ban đầu là thứ bạn vốn đã có: sản phẩm, nhà cung cấp, người trong đội và vai của từng người. Bắt đầu từ một mảng đang vướng nhất rồi mở dần.
Opsby đang ở giai đoạn nào?
Opsby đang được dùng cho công việc điều hành hằng ngày của chính đội làm ra nó, đang làm việc với một số ít doanh nghiệp, và vẫn được viết tiếp theo những gì thiếu khi dùng. Đây chưa phải một sản phẩm đóng gói sẵn cho mọi tình huống của mọi công ty. Nếu bạn cần một thứ đã ổn định nhiều năm thì thời điểm này chưa hợp; nếu bạn muốn góp tiếng nói vào cách nó thành hình thì đây là lúc.
Xem thử trên việc thật của bạn
Lấy một ngày làm việc thật — vài đơn, một hai chuyến, một nhà cung cấp — dựng lên xem có khớp với cách công ty bạn vẫn làm không. Cho chúng tôi biết bạn bán gì và vướng ở khâu nào.